1. О чем и для чего
Каждый из нас так или иначе взаимодействует с деньгами, у каждого свои финансовые привычки и возможности. В цикле статей под этим названием я буду рассказывать о системе которую пытаюсь внедрить уже какое-то время в свою жизнь. Задачи которые я ставлю перед этой системой:
Стоит отметить: чтобы система работала, потребуется силы и время, формирование новых привычек и искоренение старых, освоение новых знаний и дисциплина. Процесс внедрения этой системы, позволит лучше узнать себя и тех, кто попадает в ваш финансовый круг или семейный бюджет, а также принесет с собой кучу побочных, но, по большей части положительных эффектов. Для обсуждения возникающих вопросов можно воспользоваться комментариями, твиттером или гугл+.
2. Основное
Доходы и расходы - два основных денежных потока контроль за которыми и можно назвать управлением личными финансами. Входящий поток (доход) формируется за счет обмена нашего времени и умений на деньги (работа) а также это деньги родителей, дотации, подарки и т.д.
Исходящий поток (расходы) это все те вещи и услуги за которые мы платим для поддержания жизнедеятельности, улучшения качества жизни, приобретения новых знаний, развлечений, отдыха и т.д.
Учет. Первое и основное действие, оно изменяет сознание и открывает путь к финансовой независимости обнажая все наши финансовые привычки, как хорошие, так и откровенно вредные. Да, вредные финансовые привычки, иногда они пересекаются с вредными привычками для здоровья, к примеру курение, о том, что оно вредно для здоровья написано уже много, а вот к финансам это имеет следующее отношение: средняя цена пачки сигарет составляляет 40р, если выкуривать пачку в день то это 1200р в месяц, 14400р в год, ну а если курить с 20 и до 60 лет, то сумма составит 576000р. Много это или мало? Позже я еще вернусь к этому примеру. А пока посмотрим какие основные задачи решает учет:
- Отследить в динамике, как меняется жизнь в зависимости от финансов, какие слабые и сильные стороны характера и привычки с этим связаны. Анализ таких данных интересен и познавателен, особенно в перспективе свыше одного года, т.к. мелкие и незначительные расходы в течении дня, приобретают совсем другой смысл в разрезе года (мы это уже посмотрели на примере пачки сигарет). И после того, как это будет выявлено, то сознательно или подсознательно вывод, который последует из анализа данных будет учтен мозгом и в какие-то моменты начнет проявлять себя при выборе решения связанного с финансовыми вопросами.
- И второй, более важной стороной учета расходов, является не день вчерашний, а день завтрашний, то есть, на основании учтенных данных, можно с большой долей вероятности прогнозировать будущие расходы и доходы, что в свою очередь позволяет максимально эффективно управлять деньгами и не влезать в финансовые, непродуманные до конца авантюры, как то удовлетворение не первостепенных потребностей непосредственно после зарплаты.
Для начала надо определится, какую детализацию категорий использовать, для примера две крайние системы работы с категориями: укрупненная и поштучная.Пример учета по укрупненным категориям:
Несколько слов о действиях и привычках, которые следует применять при совершении финансовых операций:
Основные поля для заполнения - дата, подкатегория, доход/расход, остальные по желанию. Всё. Этого на данном этапе достаточно.
Пример: Чек:
Данные: оба способа ввода расхода: мой и полный:
- Собираем чеки и выписки, маленькая бумажка с записью вашей финансовой операции автоматически вылезающая из кассового аппарата, намного удобнее чем держать их в голове и вспоминать при вводе, не стесняйтесь требовать чек
- При отсутствии чека:
- Заводим блокнот (например с отрывными листочками) и записываем такие расходы туда, чем быстрее запишем - тем лучше, вид записи зависит от того, какой системы учета придерживаемся, не забываем ставить дату и если необходимо, другую информацию
- Вместо блокнота используем мобильный телефон, кпк, электронную почту работаем, как с бумажным блокнотом
- Выбрать время, когда вводить данные в программу лучше всего. Если это организовать в виде ритуала - т.е. в определенное время или перед/после других ежедневно совершаемых действий то будет гораздо проще ввести это в привычку (на формирование новых привычек требуется в среднем 21 день) и больше не задумываться об этом
- При учете не только своих финансов (семейный бюджет) следует объяснить эти правила всем участникам и завести например лоток рядом с компьютером или зеркалом в холле, куда будут попадать чеки или бумажки с записанными расходами.
- Не стоит сорить деньгами - оставляя мелочь на кассе или чаевые без повода.
- Сплошной учет - т.е. все операции с деньгами попадают в реестр. Подарки, пожертвования, потери, просто отдали денег кому-то, или наоборот взяли, даже внутри семьи.
3. В чем вести учет
Можно конечно использовать бумажный вариант, но в век компьютеров это несколько долго, неудобно и крайне низкоэффективно. Поэтому стоит воспользоваться компьютером(ноутбуком), смартофоном или планшетом.
Благо программ написано огромное количество, платных и бесплатных с разным интерфейсом и функционалом. Есть из чего выбрать. Но я порекомендую начать с обычного табличного редактора, такого как всеми известный excel и его аналоги open office, tables, google docs и др. И вот почему:
- Нет уверенности, что хватит воли и терпения заниматься этим
- Надо разбираться в программе, а когда не знаешь что надо, то придется подстраиваться под возможности программы, а не формировать свои требования
- Многие программы по учету финансов могут импортировать данные в формате таблиц. Поэтому путем небольшого изменения своего файла, можно загрузить его практически в любую программу учета финансов
- Изменять данные в таблице легче.
- Намного больше вариантов настройки личных отчетов и вывода данных для анализа
Где-то после 3-6 месяцев учета, можно выбирать программу, но по опыту могу сказать: что уйти от таблиц совсем, будет тяжело.
4. Практика
- Создайте отдельную папку, желательно на диске отличном от того, где установлена система (это сохранит ваши файлы в случае проблем с операционной системой). например на диске D, (d:/финансы). В этой папке рекомендуется хранить все файлы связанные с этим проектом.
- Более продвинутый вариант - регистрируемся на сайте dropbox, скачиваем и устанавливаем с сайта приложение-клиент. В папке "Мои документы" появится папка "My Dropbox", в ней мы создаем нашу папки "Финансы". При условии что дропбокс запускается при запуске системы и есть доступ в интернет (настройка по умолчанию), то все файлы которые хранятся в этой папке, будут синхронизированы с сервером дропбокса, и в случае замены компьютера или переустановки системы, достаточно еще раз установить приложение-клиент и все файлы, которые до этого были в папке My Dropbox, снова окажутся там, в том виде в котором их там оставили. Также доступ к файлам можно получить из любого места, где есть интернет, через браузер. Клиент для всяческих мобильных устройств, тоже есть.
- Дата - дата операции
- Категория
- Подкатегория - подкатегорий может быть несколько, но стоит помнить, чем больше вложенность, тем тяжелее система учета
- Товар
- Количество
- Цена
- Расход
- Доход
- Контрагент - название магазина, работодателя, фамилия или имя человека и т.д. (вторая сторона по сделке)
- Комментарий - любая другая нужная информация связанная с этим платежом
Основные поля для заполнения - дата, подкатегория, доход/расход, остальные по желанию. Всё. Этого на данном этапе достаточно.
Пример: Чек:
Данные: оба способа ввода расхода: мой и полный:
Ну и доход для примера:
Таким вот простым образом учитываются все расходы и доходы одного человека или нескольких, при условии использования только наличных денег и без разбивки чья операция.
Начните сегодня и первая запись в вашем реестре это доход равный сумме наличных денег на данный момент.
Часть 2: Доходы и расходы
Часть 2: Доходы и расходы
